Mieux utiliser son agenda en ligne

Vous utilisez un agenda en ligne ? Voici quelques astuces pour utiliser professionnellement un agenda online et gagner en productivité

Segmenter l’agenda en ligne

Pour commencer, un juste degré de segmentation de vos agendas est toujours un plus.

En effet, depuis un même compte Google, on peut créer 2, 3, 10… agendas avec des utilités et fonctionnalités différentes.

Par exemple, un agent immobilier pourra créer plusieurs agendas tels que :

  1. prospection, évaluations
  2. mandats, annonces et suivi propriétaires
  3. visites acquéreurs
  4. notaire, admin et autres
  5. Personnel

Chaque agenda devra avoir une couleur, mais il faudra réserver celle que vous aimez le moins au point 4 : notaire, admin et autres.

En effet, un agent qui passe trop de temps en “admin et autres” s’éloigne de son métier, la vente ou la gestion par exemple. Et un agent qui vient de signer chez un notaire doit impérativement se remettre en selle avant de fêter la vente, trouver un nouveau mandat avant d’arroser ça, parce que c’est ce moment qui est le plus difficile pour s’y remettre.

 

Partager l’agenda en ligne

 

agenda en ligne

Une fois segmenté (et seulement une fois segmenté) on pourra éventuellement partager son agenda en ligne avec un binôme, un collaborateur, un proche (pour l’agenda personnel)
Dans ce partage, il est possible de ne sélectionner que le ou les agendas qu’on souhaite partager, mais aussi de quelle manière :

  • lecture seule
  • accès aux plages “occupé” ou “disponible”
  • accès total (lecture et écriture)

Par exemple, j’avais fait appel à une pigiste pour prendre des RDV de mandat sur mon secteur, je lui avais donné un accès “disponible/occupé” à mes agendas (elle n’avait pas accès aux contenus). Cela lui permettait de positionner les RDV dans un agenda “Pige” dans les trous de mon agenda.

Imprimer l’agenda en ligne

Pourquoi faire une chose pareille ???

En cas de contrôle fiscal par exemple, le fisc demandera à voir votre agenda et contrôlera les frais de déplacement, restaurant mais aussi et surtout les indemnités kilométriques à partir des RDV de l’agenda !

Ce qui est bien, c’est que les grands noms de l’agenda en ligne conservent bien plus de 3 ans les données de nos agendas, de quoi satisfaire tous les inspecteurs des finances.

Transformez votre agenda en IK !

indemnité kilométrique
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