Comparatif des solutions de gestion des indemnités kilométriques

Voici un comparatif des solutions de gestion des indemnités kilométriques. Ces solutions existent toutes à ce jour, nous présentons le plus objectivement possible la totalité des solutions disponibles pour gérer les frais kilométriques professionnels.

Application GPS de gestion des indemnités kilométriques

Quel que soit votre smartphone,  de nombreuses applications suivent vos déplacements en utilisant le GPS de votre téléphone. Ces applications sont disponibles sur Android et IOS.

Avantages

Le prix ! Ces applications sont très bon marché, entre 5 € et 15 € environ selon les logiciels de gestion des IK choisis.

Inconvénients

La sécurité : en l’absence de motif professionnel, l’administration fiscale ne considère pas recevable les frais engagés par une entreprise. Autrement dit, les déplacements professionnels doivent impérativement être justifiés (motif) pour être déductibles.

Le mode déclaratif absent : si vous n’avez pas démarré l’application avant de partir, le trajet ne sera pas pris en compte. Idem si vous souhaitez rajouter un trajet oublié.

La vision orientée “passé” : ne prenant pas en compte les RDV futurs, la solution GPS (puce ou smartphone) ne vous donne pas de vision de l’avenir mais seulement des trajets effectués.

La batterie du smartphone : elle n’est pas illimitée et le GPS est un gros consommateur !

 

Application de génération aléatoire de RDV

Il existe une solution qui génère aléatoirement des RDV afin d’obtenir un montant d’indemnités kilométriques décidé à l’avance.

Avantages

C’est la solution la plus rapide pour générer des indemnités kilométriques sur un montant choisi à l’avance.

Inconvénients

Illégal et risqué ! Les adresses sont choisies au hasard et n’ont pas de lien avec le domaine d’activité du professionnel. Les RDV ainsi générés sont peu vraisemblables et risquent d’attirer les foudres de l’administration fiscale.

 

Application de saisie manuelle des RDV

Avantages

Légalement très sécurisant, les champs à remplir sont compatibles avec les normes fiscales pour peu que le motif et l’adresse de chaque RDV soit renseigné, ainsi que le véhicule utilisé (marque, modèle, puissance fiscale). Voici un exemple de saisie manuelle des RDV.

Inconvénients

Très chronophage, la saisie manuelle de chaque RDV dans une solution de calcul des distances est à peine plus rapide que d’utiliser Google Maps. Par ailleurs, ces solutions ne proposent pas de mode “tournée” (sans retour au bureau) ni la gestion de plusieurs véhicules.

 

Solution d’import des RDV depuis les principaux agendas online

Avantages

La solution de gestion automatique des indemnités kilométriques permet de synchroniser les agendas Google, iCal et Outlook afin d’importer les RDV, motifs et adresses des RDV professionnels. Les distances sont ensuite calculées par deux cartographies croisées (Here et Google Maps).

Les RDV personnels peuvent être “ignorés” si le professionnel les a insérés dans son agenda professionnel.

Le professionnel peut utiliser plusieurs véhicules et adresses favorites comme point de départ ou de retour entre les RDV (bureau, domicile, …).

Le mode “tournée” est pris en charge (succession de RDV professionnels sans retour au bureau entre deux RDV).

L’export Excel et PDF permet d’archiver simplement sa déclaration d’indemnités kilométriques et de l’envoyer aisément à son comptable.

 

Inconvénients

Nécessite d’utiliser un agenda en ligne (de préférence Google Agenda) et d’y renseigner ses RDV professionnels. Les RDV doivent aussi comporter une adresse précise ou au minimum la ville pour permettre le calcul automatique des distances.

Incontournable pour les professionnels qui utilisent Google Agenda, iCalendar ou Outlook 360, l’adoption sera difficile pour ceux qui utilisent un agenda papier.

 

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