Frais kilométriques depuis Google Agenda

Que sont les frais kilométriques ?

Les frais kilométriques représentent l’ensemble des dépenses liées à l’achat d’un véhicule et à sa mise à disposition dans le cadre de l’entreprise. Plus précisément, le calcul des indemnités kilométriques couvre :

  • achat
  • assurance du véhicule
  • carburant
  • entretien, révisions, réparations
  • contrôle technique
  • frais de certificat d’immatriculation

Autres fais complémentaires des frais kilométriques ?

Les dépenses qui ne sont pas directement liées à l’achat et au fonctionnement du véhicule peuvent être passés en frais en plus des frais kilométriques. Par exemple :

  • tickets de parking
  • facturettes d’autoroute (ou facture mensuelle Vinci par exemple)
  • GPS ou kit mains libres
  • restaurant, hôtel, etc.

Tous ces frais professionnels sont bien distincts des frais kilométriques. En effet, la différence réside dans le fait que les frais kilométriques sont des frais qui reposent sur une déclaration sans justificatif officiel, contrairement aux autres frais qui nécessitent tous une facture en bonne et due forme.

En ce sens, les frais kilométriques sont très souvent négligés par les professionnels qui effectuent peu de déplacements. Pourquoi prendraient ils le risque d’un redressement fiscal pour une activité aussi chronophage et représentant des montants d’IK de zéro à quelques milliers d’Euros ?

Et pour les professionnels effectuant de nombreux déplacements, le traitement des frais kilométriques est une tâche aussi chronophage que rébarbative, car chaque déplacement doit faire l’objet d’un traitement bien précis afin de sécuriser la déclaration de frais kilométriques :

  1. date et heure du déplacement
  2. motif (justification comptable de l’intérêt de l’entreprise)
  3. lieu de départ et de retour
  4. lieu du déplacement
  5. distance parcourue précise

Nous avons fait des tests avec Excel et Google Maps, depuis notre agenda Google, et nous avons constaté qu’un RDV prend au minimum 45 secondes de traitement. Ce qui veut dire que 5  RDV quotidiens pendant une année de 200 jours ouvrés (hors vacances et week ends) représente un traitement de 12h30 par an, juste pour les frais kilométriques !

Pour éviter cette corvée, nous avons développé la première application de calcul des indemnités kilométriques, garantie zéro saisie !

Des frais kilométriques pour quel véhicule ?

Voiture, moto, scooter ou même votre vélo, tout véhicule dont vous êtes propriétaire vous donne droit à des frais kilométriques. Par ailleurs, vous devez exercer sous un statut pour lequel vous pouvez déclarer des frais professionnels (les auto entrepreneurs en sont exclus par exemple).

 

En France, le choix du barème kilométrique applicable dépend à la fois de la puissance fiscale du véhicule et du total kilométrique annuel parcouru à titre professionnel.

Ci-dessous le barème des frais kilométriques automobiles France (valable en 2016 et 2017):

barème frais kilométriques

 

 

Ex. 1 :  voiture de 7 CV et 30 000 Km en 2017, je ferai donc le calcul suivant :

30 000 x 0,401 = 12 030 € de frais kilométriques pour l’année.

Ex. 2 : voiture de 6 CV et je parcours 15 000 km en 2017, voici mon calcul d’IK :

15 000 x 0,320 + 1 244 = 6 044 € de frais kilométriques.

 

Le barème frais kilométriques ne tient aucun compte de la vétusté (le montant des IK est identique quel que soit l’age de votre voiture), les voitures anciennes (amorties) et puissantes sont favorisées. Les petites citadines neuves sont moins rentables.

 

Donc, si je préfère une petite voiture récente ou neuve (3 ou 4 CV), l’achat en véhicule société sera plus rentable.

A l’opposé, si j’opte pour une 9 CV achetée d’occasion ou un peu ancienne, les frais kilométriques seront plus favorables.

 

Actualité des frais kilométriques ?

Dès qu’on modifie ou remet en cause le barème des indemnités kilométriques, les contribuables sentent qu’on touche à un outil très rentable et qui parfois constitue la seule source de revenus d’un entrepreneur débutant. Pendant ce temps, les politiques étrillent le RSI et le contrôle fiscal effectue sa mue digitale…

Les frais kilométriques sont la seule dépense pour laquelle on ne peut pas fournir de factures, mais seulement des éléments de preuve. En effet, en cas de contrôle fiscal, toutes les autres dépenses sont justifiables par des documents comptables.

Les frais kilométriques sont différents. Comme il règle tous les frais liés à la mise à disposition du véhicule, le contribuable doit justifier la distance déclarée à titre de frais kilométriques.

D’où l’idée d’IZIKA :

  • vos RDV professionnels sont déjà dans votre agenda online (Google, iCloud, Outlook)
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IZIKA est le fruit de 2 ans de développement, de la collaboration de 8 associés, dont deux Experts-Comptables. Nos tableaux sont parfaitement conformes aux normes fiscales européennes en vigueur. Nous mettons un point d’honneur à placer le client au centre de tous les développements de notre entreprise, et ce depuis sa création en France, en 2014.

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