Boostez votre gestion des RDV avec 5 astuces Google Agenda

Boostez votre gestion des RDV avec 5 astuces Google Agenda

Que ce soit sur internet, Android ou même sur IOS, Google Agenda est devenu indispensable pour nombre d’entre nous. Les raisons principales de cet engouement sont l’interface propre et intuitive, la gestion intelligente des rappels et la connexion avec le GPS. Cependant, si vous creusez un peu, vous découvrirez vite des fonctionnalités qui vous deviendront indispensables. Voici comment utiliser les 5 meilleures astuces sur Google Agenda.

1- Ajoutez des événements issus de GMAIL !

Comme vous le savez sans doute, Google a développé toute une série d’applications qui vont de l’email au moteur de recherches en passant par l’agenda et la cartographie. De fait, Google dispose d’un grand nombre d’informations sur nos déplacements ou réunions, du moment que ceux-ci figurent dans nos emails Gmail.

Vous pouvez, si vous le souhaitez, demander à Google de remplir votre agenda avec les événements détectés dans vos emails. Ainsi, les emails liés à des réservations de vols, restaurants, hôtels, etc. seront détectés, analysés et ajoutés à votre agenda. Voici comment :

  • Ouvrez la page des paramètres de votre agenda Google (y compris sur IOS),
  • Cliquez sur “Ajouter automatiquement” dans la section “Evénements ajoutés à partir de Gmail”

 

RDV à partir de gmail

 

 

2- Laissez faire Google !

Au fur et à mesure que l’analyse de contenus et de contexte progresse, Google nous en fait bénéficier pour nous faciliter la vie. Ainsi, il suffit désormais de taper “au kilomètre” dans l’intitulé des RDV Google Agenda pour que Google remplisse les champs “Date”, “Heure” et “Lieu” de vos RDV. Du fait de sa (quasi) parfaite intégration avec Google Maps et Google Search, Google Agenda est ainsi capable d’interpréter ce que vous tapez et de le transformer en données structurées et exploitables.

Vous pouvez aussi (sur votre smartphone) dicter à la volée vos rendez-vous sans vous préoccuper des champs. Google vous proposera une interprétation et des choix à valider pour les lieux, dates et heures de chaque Rendez-vous.

Google Agenda autocomplétion

3- Utilisez plusieurs agendas sur un même compte Google

Structurer ses activités passe par l’utilisation de plusieurs agendas. En effet, Google permet de créer un grand nombre d’agendas par utilisateur (avec un même compte Google). Ainsi, vous pourrez facilement affecter des couleurs à chaque type d’événement Google Calendar :

  • professionnel
  • personnel
  • famille
  • couple (séparer famille et couple donne une place à chacun)
  • etc.

A l’usage, il est même fortement recommandé de structurer sa vie professionnelle à travers l’utilisation de plusieurs agendas et couleurs, comme par exemple pour un agent immobilier :

  • prospection terrain
  • mandats (prise de mandats, photos, suivi propriétaires vendeurs)
  • visites (acquéreurs)
  • administratif (réseaux sociaux, compta, notaire…)

L’intérêt immédiat pour un professionnel indépendant est de pouvoir vérifier en un clin d’œil si sa semaine est équilibrée : suffisamment de prospection permettra de rentrer suffisamment de mandats qui, assortis de suffisamment de visites (et de talent) donneront suffisamment d’offres d’achats puis de ventes. Et caetera ad infinitum. Cela permet aussi de limiter le temps passé en administratif (nécessaire mais non rentable).

Chacun de ces agendas professionnels et personnels bénéficiera de paramètres spécifiques par défaut pour guider votre journée professionnelle (couleur dans l’agenda, durée du rappel ou des rappels, durée de l’événement).

Chacun de ces agendas pourra (ou non) être partagé avec des personnes identifiées (ex : conjoint, associé…), ce qui permet de cloisonner les vies privée et professionnelle tout en utilisant les ressources du Cloud.

AGENDA Google

 

4- Rechercher un créneau commun

Si vous devez prendre un rendez-vous avec plusieurs personnes, il est parfois compliqué de trouver une date et une heure sur laquelle tout le monde est disponible.

En l’occurrence, Google Agenda a encore une fois tout prévu ! Il suffit de cliquer sur “Rechercher un horaire” et d’indiquer la liste des participants (les “invités” dans l’image ci-dessous). Ainsi, Google Agenda vous proposera des créneaux sur lesquels tout le monde est disponible.

Rechercher un horaire

 

5- Partager des créneaux horaires prédéfinis

Vous pouvez en effet définir des plages horaires dans lesquelles vous êtes disponible pour recevoir des RDV d’une durée prédéfinie (ex : je suis disponible tous les mardi après-midi de 13h à 16h pour des RDV de 30 minutes). Vous partagez l’information avec des personnes prédéfinies  et ces personnes peuvent positionner des rendez-vous dans ces créneaux. Exemples possibles :

  • RDV physiques avec des collaborateurs
  • RDV de suivi Skype avec des étudiants ou stagiaires
  • RDV de SAV, de formation (pour les clients disposant par exemple d’un crédit horaire)

Cette manière de gérer les RDV est essentiellement utilisée par les personnes qui sont très demandées et qui attendent de leurs interlocuteurs qu’ils soient moteurs de la relation. Cette fonctionnalité n’est disponible que dans les versions payantes (Google Apps), mais si vous êtes abonné à Google Apps (4$ par mois et par personne), elle pourrait avoir un grand intérêt pour vous.

 

6- Utiliser une application de gestion automatique des IK basée sur Google Agenda

IZIKA est la première application de gestion automatique des indemnités kilométriques qui se base sur les RDV de vos agendas Google, extrait les adresses et vous fournit un tableau de bord de gestion des IK complet, cohérent avec votre agenda et exportable en Excel ou CSV.

 

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