Note de frais modèle 2020

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Besoin d'un modèle PDF pour la déclaration de vos frais ?

Vous êtes un professionnel et chaque année, vous réalisez des déplacements dans le cadre de votre activité. Ces déplacements professionnels donnent lieu à des indemnités fiscale et il est souvent préjudiciable de passer à côté. Un modèle de note de frais pour déclarer vos frais kilométriques est indispensable afin de sécuriser la déclaration des IK.

Déclarer correctement les frais kilométriques permet de :

• Recevoir un remboursement forfaitaire par kilomètre déclaré sous la forme de remboursement d'IK non imposables ;
• Déduire du bénéfice de l'entreprise le montant des frais kilométriques et réduire d'autant l'assiette de l'impôt sur les sociétés ;
• Financer la partie de l'acquisition du véhicule personnel et de son fonctionnement liés à son usage professionnel.

Par contre, cette déclaration ne reposant pas sur un document officiel (contrairement aux factures d'achats ou de frais de restauration par exemple), un certain formalisme est à respecter :

• Pour être déductibles, les trajets doivent être effectués dans l'intérêt de l'entreprise uniquement ;
• Le déplacement doit être effectué avec un véhicule personnel (et non acheté avec l'entreprise) ;
• En l'absence de justificatifs, il convient de fournir le détail (adresses) et le motif (pour prouver l'intérêt professionnel) de chaque déplacement ;
• La note de frais elle-même doit contenir des informations obligatoires telles que :
  • marque et modèle du véhicule ;
  • puissance fiscale (en CV, visible sur la case P6 du certificat d'immatriculation) ;
  • immatriculation du véhicule ;
  • adresse du lieu de travail
  • kilométrage parcouru sur la période fiscale ;
  • montant totale de l'indemnité kilométrique ;
  • ainsi que les informations suivantes pour chaque déplacement objet d'un remboursement forfaitaire d'IK
    • date et heure (pour appuyer la véracité de la déclaration) ;
    • motif : indique la déductibilité des frais engagés dans l'intérêt de l'entreprise (à vérifier avec son objet social) ;
    • adresse de chaque rendez-vous professionnel pour prouver le kilométrage figurant sur la note de frais ;
    • distance retenue pour le déplacement professionnel ;

La déduction forfaitaire des IK est extrêmement avantageuse mais repose comme on vient de le voir sur un formalisme fiscal important. Vous trouverez dans cet article un exemple et un modèle de déclaration d'IK. En suivant simplement l'exemple, la déclaration sera solide mais longue à produire.

Pour cela, nous avons une solution (exposée en fin d'article).

Note de frais : votre modèle à suivre

De nombreux modèles de notes de frais kilométriques sont disponibles sur internet. Chacun est libre de choisir le modele qui lui convient, l'administration fiscale n'ayant pas émis de recommandations sur la mise en forme des rapports d'IK.

Cependant, les textes de législation fiscale et la pratique sont très clairs sur un point. C'est au contribuable de fournir la preuve de ce qu'il avance en cas de contrôle fiscal.

Parmi l'ensemble des frais professionnels, il est très fréquent que le plus maltraité soit les frais de déplacements. En effet, la plupart des frais de transport ne donnent pas lieu à des justificatifs à transmettre à son expert-comptable pour les déduire. Ainsi, leur recevabilité et leur déductibilité sont souvent remises en cause, ainsi que la bonne foi du contribuable qui se voit réintégrer des frais sous forme d'avantage en nature, passibles de charges sociales...

Par exemple, une entreprise dont les déclarations d'IK des salariés ne seraient pas étayées de données détaillées sur chaque trajet ou de kilométrages fantaisistes... Suite à un contrôle fiscal, l'entreprise pourra être condamnée à régler des cotisations sociales sur l'intégralité des montants déclarés en frais kilométriques forfaitaires depuis les trois dernières années et des pénalités conséquentes.

Exemple de modèle de note de frais 2020

Nous vous proposons ci-dessous un exemple de note de frais qui rassemble l'intégralité des informations que l'on puisse faire figurer sur un relevé d'indemnités kilométriques. Étant donné qu'il est nécessaire d'étayer autant que possible la déclaration, cet exemple (d'autres models existent et aucun d'entre eux n'est absolument parfait) contient les données suivantes :

• Date et heure du déplacement professionnel,
• Motif du rendez-vous,
• Adresse du déplacement (afin de calculer précisément la distance du trajet),
• Distance de chaque déplacement (calculée au mètre près),
• Le véhicule utilisé et sa puissance fiscale,
• Le kilométrage total parcouru sur la période fiscale,
• Le montant total des indemnités kilométriques liées au véhicule sur la période fiscale.

Ainsi, nous estimons fournir suffisamment de détails à l'administration pour qu'en cas de contrôle fiscal, la partie "indemnité kilométrique" qui est souvent redressée soit ici une formalité.

Le calcul des IK dans les notes de frais n'est pas très complexe, même si le suivi du modèle peut exiger un peu de pratique !

Tableau des frais km

Voici un exemple de tableau des frais kilométriques avec toutes les mentions obligatoires :

Modèle de tableau des frais kilométriques :

### Déterminer la distance et le barème fiscal à retenir pour le calcul

Le calcul des indemnités kilométriques est assez simple : ajouter toutes les distances parcourues au cours de la période fiscale. Si la durée de l'exercice fiscal dépasse 12 mois (cela peut se produire sur la première année), il faut déterminer le barème kilométrique à utiliser en ramenant la distance à 12 mois. Dans le cas contraire, sur un exercice classique de 12 mois, on choisira le barème kilométrique en fonction de la distance effectivement parcourue.

Exemple : exercice de 18 mois, 24000 km. 24000÷18×12 =16000 km (barème à utiliser : de 5000 à 20000 km)

Exemple : exercice de 12 mois, 22000 km. utiliser le barème de plus de 20000 km)

Exemple : exercice de 10 mois, 12000 km. 12000÷10*12=14400 km (barème de 5000 à 20000 km).

Calculer le montant des indemnités kilométriques

Le montant des IK se calcule en multipliant la distance totale de la période (non proratisée) par le barème fiscal.

La complexité technique n'est évidemment pas dans cette partie mais dans celles qui précèdent. En effet, le calcul des distances et la création d'un fichier faisant foi en cas de contrôle fiscal sont très complexes. Par exemple, calculer des trajets de faible kilométrage, stocker les adresses de départ et d'arrivée dans un document normalisé est une tâche chronophage et peu valorisante. Et pourtant, afin de bénéficier de la déductibilité des indemnités kilométriques forfaitaires, il faut être en mesure de justifier les sommes déclarées.

Le traitement par l'expert comptable du relevé d'indemnités kilométriques nécessite de lui fournir un tableau détaillé de tous les trajets, motifs, dates et heures, adresses et kilomètres. En effet, c'est ce seul tableau qui, s'il correspond aux rendez-vous professionnels du travailleur indépendant ou du dirigeant qui fera foi en cas de contrôle. Pour être opposable à l'administration fiscale, il faut à la fois que ce tableau soit précis, juste et le juste reflet des trajets effectués dans l'exercice de l'objet social de l'entreprise.

La déduction forfaitaire des frais de déplacement liés à l'activité professionnelle est très exigeante mais aussi très favorable à l'entrepreneur. Ce qui pousse nombre de professionnels vers le passage au véhicule de société est une fausse bonne idée liée à la simplicité de gestion des frais de déplacement dans ce cadre. Cependant, comme le dit très justement Robert Kiosaki :

La voiture [...] fait partie des "faux actifs". Un véritable actif est une source de revenus, la voiture de société est une source de dépense, non de recettes.

Le challenge pour tout professionnel qui relève des IK est de piloter ses frais professionnels à vue, de se consacrer à ce qui compte vraiment, ses clients. Et certainement pas de passer des heures chaque mois à la tenue de comptabilité de ses frais kilométriques.

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