Agenda en ligne
Vous utilisez un agenda en ligne ? Voici quelques astuces pour utiliser professionnellement un calendrier en ligne et gagner en productivité !
Quel agenda en ligne pour les professionnels
Qu'est-ce qu'un Agenda en ligne ?
Un agenda en ligne est un calendrier accessible sur Internet. Il fonctionne comme un agenda classique, mais est disponible dans le cloud et permet des fonctionnalités de mutualisation et de partage.
Le grand public utilise courament des agendas en ligne tels que Google Agenda, Microsoft Outlook, Jorte, Fantastical, CloudCal, etc.
Les professionnels utilisent également des agendas professionnels tel que Docorga, Exchange 2016, ICS de Dolibar...
Comment organiser un agenda en ligne
Pour commencer, un juste degré de segmentation de vos agendas est toujours un plus.
En tant que professionnel, vous avez tout à gagner à organiser correctement vos données et votre planning.
En effet, depuis un même compte Google, on peut créer 2, 3, 10… agendas avec des utilités et fonctionnalités différentes.
Exemple, un agent immobilier pourra créer plusieurs agendas tels que :
- Prospection, évaluations
- Mandats, annonces et suivi propriétaires
- Visites acquéreurs
- Notaire, admin et autres
- Personnel
Chaque agenda devra avoir une couleur, mais il faudra réserver celle que vous aimez le moins au point 4 : notaire, admin et autres.
En effet, un agent qui passe trop de temps en "admin et autres" s'éloigne de son métier, la vente ou la gestion par exemple. Et un agent qui vient de signer chez un notaire doit impérativement se remettre en selle avant de fêter la vente, trouver un nouveau mandat avant d'arroser ça, parce que c'est ce moment qui est le plus difficile pour s'y remettre.
Comment partager l'agenda en ligne
Une fois segmenté (et seulement une fois segmenté) on pourra éventuellement partager son agenda en ligne avec un binôme, un collaborateur, un proche (pour l'agenda personnel) Dans ce partage, il est possible de ne sélectionner que le ou les agendas qu'on souhaite partager, mais aussi de quelle manière :
- lecture seule
- accès aux plages "occupé" ou "disponible"
- accès total (lecture et écriture)
Par exemple, j'avais fait appel à une pigiste pour prendre des RDV de mandat sur mon secteur, je lui avais donné un accès "disponible/occupé" à mes agendas (elle n'avait pas accès aux contenus). Cela lui permettait de positionner les RDV dans un agenda "Pige" dans les trous de mon agenda.
Contrôle fiscal et agenda en ligne
Comment imprimer son agenda professionnel ?
Pourquoi faire une chose pareille ?
En cas de contrôle fiscal par exemple, le fisc demandera à voir votre agenda et contrôlera les frais de déplacement, restaurant mais aussi et surtout les indemnités kilométriques !
Ce qui est bien, c'est que les grands noms de l'agenda en ligne conservent bien plus de 3 ans les données de nos agendas, de quoi satisfaire tous les inspecteurs des finances.
izika automatise la gestion de vos indemnités kilométriques
