Faites de votre agenda en ligne un allié

Vous avez déjà adopté un agenda en ligne (Google Agenda, Outlook, etc.) ? Vous pensez qu’il suffit d’y inscrire vos rendez‑vous ? Pas si simple.
Un agenda bien structuré et intelligemment partagé peut devenir le coeur de votre organisation, la source de votre efficacité et même un atout lors des contrôles fiscaux.

Dans cet article, nous vous présentons :

• les critères essentiels pour choisir votre plateforme
• les meilleures pratiques pour organiser, partager et automatiser votre planning
• comment préparer vos agendas à l’épreuve d’un audit fiscal

Les avantages

• Accessibilité 24/7 : Travaillez où que vous soyez (bureau, maison, pendant vos déplacements)
• Synchronisation instantanée : Votre planning reste toujours à jour sur l'ensemble vos appareils
• Partage & collaboration : Partagez facilement votre planning avec vos collègues ou vos clients.
• Intégration : Associez votre agenda aux e‑mails ou à votre CRM.

Quel agenda en ligne pour les professionnels

Rapidement : si vous êtes déjà dans l’écosystème Microsoft (Office 365), Outlook/Exchange est un choix naturel. Sinon, privilégiez la simplicité et le partage gratuit avec Google Agenda.

1. Google Agenda : Simplicité, intégration forte avec Google Workspace
2. Microsoft Outlook : Sécurité d’entreprise, gestion des permissions granulaire
3. Microsoft Exchange 2016 : Sécurité d’entreprise, gestion des permissions granulaire
4. Apple iCloud : Pour les équipes Apple exclusivement, possède des restrictions importantes sur l'export des rendez-vous.
5. Docorga : Spécifique aux professionnels de santé
6. Family Wall : Idéal pour les équipes mixtes travail/famille
7. GRC Contact : Pour les grandes entreprises
8. Dolibar
9. O2S Harvest

Remarque : la plupart des plateformes proposent un essai gratuit. Profitez-en pour tester votre flux de travail avant d’engager.

Organiser un agenda en ligne

Pour commencer, un juste degré de segmentation de vos agendas est toujours un plus.

En tant que professionnel, vous avez tout à gagner à organiser correctement vos données et votre planning.

En effet, vous pouvez créer plusieurs agendas avec des utilités et des fonctionnalités différentes.

Exemple, un agent immobilier pourra créer plusieurs agendas tels que :

1. Prospection, évaluations
2. Mandats, annonces et suivi propriétaires
3. Visites acquéreurs
4. Notaire, admin et autres
5. Personnel

Attribuez une couleur distincte à chaque agenda.

Partager l'agenda en ligne

Vous pouvez éventuellement partager votre agenda avec un binôme, un collaborateur ou un proche (pour l'agenda personnel).

Cela permettra par exemple à une secretaire de gérer vos rendez-vous.

Enregistrer le lieu des RDV

Parce qu’une simple note “Visite Mr. Sanchez à 12h30” ne suffit plus quand vous devez gérer un planning dense, des déplacements multiples et une comptabilité rigoureuse.

L’ajout d’un lieu transforme votre agenda en un véritable outil de navigation et de gestion fiscale.

Pourquoi ajouter une adresse à chaque événement ?

• Navigation instantanée : Votre smartphone vous prévient de l’heure de départ, lance votre application cartographique et calcule la durée du trajet.
• Gestion des déplacements professionnels : Vous avez un historique complet des trajets effectués pour chaque client – indispensable pour les déclarations d’Indemnités Kilométriques (IK).
• Planification intelligente : Les agendas synchronisés avec Google Maps ou Apple Maps ajustent automatiquement votre itinéraire en fonction du trafic, de la météo et des horaires.
• Obtention automatique des Indemnités Kilométriques (IK) : Avec izika, les RDV géolocalisés permettent de calculer automatiquement le kilométrage parcouru entre votre domicile/entreprise et chaque lieu.

Enregistrer le lieu de vos rendez‑vous dans votre agenda est un gage de précision pour vos indemnités kilométriques, vous fait gagner un temps précieux, et s’intègre parfaitement à l’écosystème mobile grâce aux notifications push et au lancement direct d’itinéraires.

Contrôle fiscal et agenda en ligne

Avec izika, la gestion de vos déplacements devient fluide, fiable et totalement automatisée. Le système intègre également un module complet dédié au contrôle fiscal et à l’optimisation de votre agenda professionnel.

Vous gagnez du temps sur les formalités administratives, réduisez les risques d’erreurs ou de redressements fiscaux.