Calcul indemnités kilométriques

Définir les IK (indemnités kilométriques) ?

Quand un professionnel utilise son véhicule personnel pour des trajets professionnels, on parle alors de frais kilométriques ou indemnités kilométriques. Ces frais professionnels sont entièrement déductibles selon un barème des indemnités kilométriques publié chaque année par le fisc.

Barèmes des indemnités kilométriques

Le barème des indemnités kilométriques publié par l'administration fiscale chaque année correspond au montant forfaitaire de la déduction kilométrique autorisée par kilomètre. Ce barème diffère selon le type de véhicule utilisé (automobile, moto ou cyclomoteur).

Exemple

Voiture de 6 CV, distance annuelle de 7000 km en 2016, vous pouvez déduire 3484 € au titre des indemnités kilométriques.

Barème kilométrique 2017 - voitures

Puissance Administrative (CV) 0 - 5 000 km 5 001 km - 20 000 km 20 000 km et plus
moins de 3 CV D x 0,410 (D x 0,245) + 824 D x 0,286
4 CV D x 0,493 (D x 0,277) + 1 082 D x 0,332
5 CV D x 0,543 (D x 0,305) + 1 188 D x 0,364
6 CV D x 0,568 (D x 0,320) + 1 244 D x 0,382
7 CV et plus D x 0,595 (D x 0,337) + 1 288 D x 0,401

Barème kilométrique 2017 - motos d'une cylindrée supérieure à 50cc

Puissance Administrative (CV) 0 - 3 000 km 3 001 km - 6 000 km 6 001 km et plus
1 ou 2 CV D x 0,338 (D x 0,084) + 760 D x 0,211
3 à 5 CV D x 0,400 (D x 0,070) + 989 D x 0,235
6 CV et plus D x 0,518 (D x 0,067) + 1 351 D x 0,292

Pour obtenir le montant de vos frais kilométriques, suivez ces 2 étapes très simples :

  • sélectionnez le barème kilométrique applicable selon :
    1. le type de véhicule,
    2. sa puissance fiscale
    3. enfin, la distance totale annuelle parcourue à titre professionnel
  • multipliez la distance par le coefficient kilométrique et ajoutez éventuellement le fixe.

Ex : calcul d'IK pour une voiture de 7 CV, distance annuelle de 4500 km

4 500 x 0,595 = 2 677 € d'IK

Ex : calcul d'IK pour une voiture de 6 CV, distance annuelle de 14000 km

14 000 x 0,320 + 1 244 = 5 724 € d'IK

Ex : calcul d'IK pour une moto de 5 CV, distance annuelle de 7000 km

7 000 x 0,235 = 1 645 € d'IK

Quels sont les risques dans la gestion des IK ?

La gestion des IK est une source de “revenus” pour de nombreux indépendants qui préfèrent se rembourser des indemnités kilométriques parfois surestimées plutôt que se verser une rémunération soumise à cotisations sociales.

Ceci étant posé, l'administration fiscale a une politique de vérification systématique des frais professionnels, et en particulier des frais kilométriques (l'autre nom des IK) pour la simple raison que cette dépense est purement déclarative et ne repose pas contrairement à tous les autres frais professionnels sur un document officiel (facture ou autre).

En conséquence, le risque encouru par les contribuables en cas de contrôle fiscal est à deux niveaux sur les déclarations d'indemnités kilométriques :

  1. erreur de calcul (facile à éviter si on connaît les règles de calcul des IK)
  2. incapacité à prouver la véracité de la déclaration de frais kilométriques.

Ce second point est celui qui pose le principal problème aux professionnels indépendants qui déclarent des IK !

En effet, en l'absence de tout document officiel prouvant les déplacements, l'administration fiscale va tout simplement se pencher sur votre capacité à prouver ces déplacements.

Par exemple, vérifier la présence de RDV professionnels dans votre agenda. L'idée est que la force de preuve appartient au contribuable, et que le fisc va demander pour chaque kilomètre parcouru :

  • Motif du déplacement (pour juger de sa déductibilité)
  • Lieu du déplacement (pour reconstituer la distance parcourue à titre professionnel)
  • Lieux de départ et de retour suite au déplacement (toujours pour la distance parcourue)

Donc relever le compteur kilométrique ne convient pas, non plus que les applications ou puces GPS car il manque au premier le détail des trajets et aux deux le motif rendant le déplacement professionnel déductible.

Un tableau excel pour commencer

Pour ceux qui n'ont pas beaucoup de déplacement à l'année, nous proposons un modèle gratuit et performant de tableau Excel.

Comment gérer ses IK en automatique ?

Il faut une solution zéro saisie, car c'est chronophage, peu élégant et sans valeur ajoutée.

Il faut une solution qui importe les RDV professionnels depuis un outil utilisé par la majorité des pros, un agenda en ligne comme Google Agenda, Outlook, iCloud ... En effet, il est indispensable de fournir le motif et la preuve de chaque Euro de frais professionnels, l'agenda est la meilleur solution.

Il faut une solution qui calcule automatiquement la distance de chaque déplacement, pour ne pas perdre de temps à consulter Google Maps ou Mappy.

Enfin, il faut une solution qui laisse la main à l'utilisateur, pour ajouter, modifier ou supprimer des RDV, effectuer des tournées ou des déplacements en étoile... Cette solution de gestion automatique des IK est disponible en essai gratuit et sera rentabilisée en une à deux semaines environ selon votre utilisation.

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