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Les frais kilométriques, pour tout comprendre
Que sont les frais kilométriques ?
Les frais kilométriques représentent l'ensemble des dépenses liées à l'achat d'un véhicule et à sa mise à disposition dans le cadre de l'entreprise. Plus précisément, le calcul des indemnités kilométriques couvre :
- achat
- assurance du véhicule
- carburant
- entretien, révisions, réparations
- contrôle technique
- frais de certificat d'immatriculation
Autres fais complémentaires des frais kilométriques ?
Les dépenses qui ne sont pas directement liées à l'achat et au fonctionnement du véhicule peuvent être passés en frais en plus des frais kilométriques. Par exemple :
- tickets de parking
- facturettes d'autoroute (ou facture mensuelle Vinci par exemple)
- GPS ou kit mains libres
- restaurant, hôtel, etc.
Tous ces frais professionnels sont bien distincts des frais kilométriques. En effet, la différence réside dans le fait que les frais kilométriques sont des frais qui reposent sur une déclaration sans justificatif officiel, contrairement aux autres frais qui nécessitent tous une facture en bonne et due forme.
En ce sens, les frais kilométriques sont très souvent négligés par les professionnels qui effectuent peu de déplacements. Pourquoi prendraient ils le risque d'un redressement fiscal pour une activité aussi chronophage et représentant des montants d'IK de zéro à quelques milliers d'Euros ?
Et pour les professionnels effectuant de nombreux déplacements, le traitement des frais kilométriques est une tâche aussi chronophage que rébarbative, car chaque déplacement doit faire l'objet d'un traitement bien précis afin de sécuriser la déclaration de frais kilométriques :
- date et heure du déplacement
- motif (justification comptable de l'intérêt de l'entreprise)
- lieu de départ et de retour
- lieu du déplacement
- distance parcourue précise
Le traitement manuel d'un déplacement (saisie des adresses, calcul de distance, report dans un tableau) prend du temps sur chaque RDV. Multiplié par le volume annuel de déplacements d'un professionnel actif, cela représente une charge administrative significative sur l'année.
Pour éviter cette corvée, nous avons développé une application de calcul automatique des indemnités kilométriques.
Frais kilométriques pour les motos, scooters, etc.
Application des frais kilométriques en fonction du type de véhicule
Voiture, moto, scooter ou même votre vélo, tout véhicule dont vous êtes propriétaire vous donne droit à des frais kilométriques. Par ailleurs, vous devez exercer sous un statut pour lequel vous pouvez déclarer des frais professionnels (les auto entrepreneurs en sont exclus par exemple).
En France, le choix du barème kilométrique applicable dépend à la fois de la puissance fiscale du véhicule et du total kilométrique annuel parcouru à titre professionnel.
Voitures : Barème des frais kilométriques 2025
| Puissance administrative (CV) | Distance de 0 à 5000 km par an | Distance de 5001 à 20000 km par an | Distance au-delà de 20000 km par an |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1 065 | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1 330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 | d x 0,470 |
Motos : Barème des frais kilométriques 2021
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu'à 3 000 km | Distance (d) de 3 001 km à 6 000 km | Distance (d) au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d x 0,395 | (d x 0,099) + 891 | d x 0,248 |
| 3, 4 ou 5 CV | d x 0,468 | (d x 0,082) + 1 158 | d x 0,275 |
| plus de 5 CV | d x 0,606 | (d x 0,079) + 1 583 | d x 0,343 |
Cyclomoteurs : Barème des frais kilométriques 2025
| 0 à 3000 km | 3001 à 6000 km | Plus de 6000 km |
|---|---|---|
| d x 0,315 | (d x 0,079) + 711 | d x 0,198 |
Ex. 1 : voiture de 7 CV et 30 000 Km en 2025, je ferai donc le calcul suivant :
30 000 x 0,470 = 14 100 € de frais kilométriques pour l'année.
Ex. 2 : voiture de 6 CV et je parcours 15 000 km en 2025, voici mon calcul d'IK :
15 000 x 0,374 + 1 457 = 7 067 € de frais kilométriques.
Le barème frais kilométriques ne tient aucun compte de la vétusté (le montant des IK est identique quel que soit l'age de votre voiture), les voitures anciennes (amorties) et puissantes sont favorisées. Les petites citadines neuves sont moins rentables.
Donc, si je préfère une petite voiture récente ou neuve (3 ou 4 CV), l'achat en véhicule société sera plus rentable.
A l'opposé, si j'opte pour une 9 CV achetée d'occasion ou un peu ancienne, les frais kilométriques seront plus favorables.
Actualité des frais kilométriques ?
Dès qu'on modifie ou remet en cause le barème des indemnités kilométriques, les contribuables y voient une atteinte à un dispositif important — et parfois décisif pour un entrepreneur en phase de démarrage. Dans le même temps, la digitalisation du contrôle fiscal progresse, et les IK restent l'un des premiers postes examinés.
Les frais kilométriques sont la seule dépense pour laquelle on ne peut pas fournir de factures, mais seulement des éléments de preuve. En effet, en cas de contrôle fiscal, toutes les autres dépenses sont justifiables par des documents comptables.
Les frais kilométriques sont différents. Comme il règle tous les frais liés à la mise à disposition du véhicule, le contribuable doit justifier la distance déclarée à titre de frais kilométriques.
D'où l'idée d'izika :
- vos RDV professionnels sont déjà dans votre agenda online (Google, iCloud, Outlook)
- celui-ci est connecté à izika
- izika extrait les RDV, calcule les distances et fournit un export Excel et PDF pour les IK
Les exports izika sont conformes aux exigences fiscales françaises en vigueur, et ont été conçus avec des experts-comptables pour être directement transmissibles à l'administration.
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