Google Agenda pour les professionnels

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Utiliser Google Agenda pour les pros

Google agenda est un calendrier en ligne gratuit, pratique et agile pour administrer votr quotidien : rendez-vous et déplacements avec vos partenaires et clients.

Les agendas en ligne ont le vent en poupe et leur taux d’utilisation parmi les pros ne cesse de croître. L’agenda en ligne a d’abord séduit les grandes entreprises qui, à travers la souscription à des outils de messagerie interne, imposaient son usage.

Puis, les PME et ont découvert le travail collaboratif et le cloud, avec tous les gains de productivité associés. Ensuite, avec l’arrivée de Google Agenda, c’est toute la sphère des indépendants qui s’en est emparée. Depuis, le calendrier en ligne est le meilleur ami des indépendants, surtout synchronisé avec son smartphone et ses applications préférées !

Gagner en productivité avec l’agenda Google

Que ce soit à travers Google Apps for work, l’écosystème payant de Google ou à travers la version gratuite, les fonctionnalités de Google Agenda sont très proches. Cet agenda est utilisable en ligne, mais aussi sous la forme d’applications installables sur smartphones Android et iPhone.

Depuis un seul compte Google, il est possible de piloter facilement plusieurs agendas partagés ou non, ainsi qu’un ou des agendas personnels avec les mêmes niveaux de partage. Ainsi, on peut importer son calendrier professionnel et ses rendez-vous dans l’écosystème Google et se créer un emploi du temps optimisé et sur mesure.

Une bonne ou une mauvaise idée ?

Pour les événements récurrents, il est possible de définir des degrés de récurrence très précis, que ce soit au jour, à la semaine, au mois ou à l’année, mais aussi des récurrences telles que « le troisième jeudi du mois ».

Les adresses des rendez-vous sont elles aussi prises en compte très efficacement grâce à la connexion et à l’auto-complétion en provenance de Google Maps. Les rappels eux-aussi sont bien gérés dans l’agenda mais aussi dans les applications qui lui sont connectées.

La plus connue, Waze, est un GPS collaboratif gratuit avec avertisseur de radars et de dangers et gestion des conditions de trafic. En créant un rendez-vous sur Google Agenda, il est possible de recevoir automatiquement une notification 10 ou 20 minutes avant l’heure de départ pour arriver à l’heure à son rendez-vous, non seulement en tenant compte de l’adresse du rendez-vous mise dans Google Agenda, mais aussi en prenant en compte le trafic routier et un délai de battement défini par l’utilisateur. À noter, Waze a été rachetée par Google en 2013 pour un peu plus d’un milliard de Dollars.

La connexion à Google Agenda est très sécurisée, mais le système utilisé est suffisamment ouvert pour permettre à des développeurs de créer de nouveaux outils comme izika. Olivier Bonniol (Expert-comptable), recommande izika à ses clients pour sa sécurité et la fiabilité des exports d'IK Voir mes IK

Google Agenda pour les agents commerciaux

Ainsi, en connectant son agenda Google à une solution SaaS comme izika, il est possible de lui transmettre les adresses des rendez-vous et de lui faire calculer en temps réel les distances parcourues et les frais kilométriques qui en découlent.

Les indemnités kilométriques sur Google Agenda

Les indemnités kilométriques sont le mode de remboursement des frais de déplacements professionnels choisi par la majorité des entrepreneurs pour leur haut niveau de rentabilité. En effet, pour un véhicule partiellement amorti, beaucoup d’entrepreneurs utilisent les indemnités kilométriques comme une source de revenus complémentaires ou pour financer l’achat de leur voiture.

Ceci n’est pas le but des IK qui constituent le remboursement forfaitaire des frais liés à l’utilisation du véhicule personnel (voiture, moto, scooter, vélo) dans un cadre professionnel. Souvent associés aux notes de frais, les indemnités kilométriques sont un peu à part car elles ne reposent pas sur une facture mais sur un relevé ou une déclaration d’IK généré par le professionnel, entrepreneur ou le salarié.

Comment gérer vos indemnités kilométriques en temps réel depuis votre agenda Google ?

Les seules informations qui manquent à Google Calendar, c’est l’adresse physique du bureau ou de l’agence et les informations liées au véhicule (notamment sa puissance fiscale).

Une fois ces informations saisies dans izika, il suffit de connecter ses agendas et les rendez-vous apparaissent au fur et à mesure de leur création, modification ou suppression dans l’agenda professionnel. La page « Gestion des déplacements » permet de modifier à la volée tous ses rendez-vous, d’ignorer certains, changer le véhicule utilisé ou l’adresse de départ ou de retour, etc.

Une fois le mois validé (en moyenne 5 à 10 minutes contre 2 à 3 heures en temps normal), l’export du relevé d’indemnités kilométriques normalisé se fait en 3 clics sur la page « Export d’IK », aux formats PDF et Excel. Ce relevé d’IK est normalisé, respecte les directives des URSSAF et de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) et les conseils de l’Ordre National des Experts-comptables (OEC).

Enfin, les barèmes sont mis à jour en temps réel selon la Loi de Finance et il est également possible d’utiliser un barème d’indemnités kilométriques sur mesure pour les entreprises ou les indépendants relevant des régimes extraterritoriaux. Calculez vos indemnités kilométriques avec votre agenda en ligne Démarrer izika.

Izika est compatible avec de nombreux autres agendas en ligne (Docorga, Microsoft Outlook, et bien d'autres)...