Les Indemnités kilométriques (IK)

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Gérer vos indemnités kilométriques

  1. Définition
  2. Gérer ses IKs en ligne
  3. Tableaux de calcul des IKs
  4. Barème des indemnités kilométriques 2021
  5. Calculer ses indemnités
  6. Frais de déplacement et contrôle fiscal

Indemnités kilométriques : définition

Les indemnités kilométriques (ou frais kilométriques) sont le remboursement des frais professionnels engagés pour la mise à disposition d'un véhicule personnel dans le cadre professionnel.

Exemple : propriétaire de votre voiture, vous l'utilisez pour votre métier d'agent immobilier.

Selon la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue, il est possible de bénéficier d'indemnités kilométriques qui représentent un remboursement kilométrique forfaitaire des frais suivants :

  • Achat du véhicule
  • Entretien et réparations du véhicule
  • Carburant
  • Assurance, carte grise, etc

Par exemple, pour une voiture de 7 CV qui parcourt 8000 km par an en France en 2017, le montant de l'indemnité kilométrique est de 3984 Euros.

Cette indemnité kilométrique annuelle permet de se rembourser tous les frais et l'amortissement du véhicule. Nette de cotisations sociales, l'indemnité kilométrique est très aimée des Européens.

Mais son calcul est ardu, et surtout, la nature même de l'indemnité kilométrique (déclarative) fait que le fisc adore vérifier les déclarations d'IK et leur justification.

C'est alors qu'izika entre en jeu. izika est une solution logicielle sur internet (SaaS ou logiciel en ligne) qui permet aux professionnels d'avoir à tout moment une déclaration d'indemnités kilométriques compatible avec les normes fiscales. Cette déclaration d'indemnité kilométrique prend sa source dans les agendas online des clients, et, bonne nouvelle, Outlook fait désormais partie du lot, avec Google et iCloud.

Que couvre l'indemnité kilométrique ?

L'indemnité kilométrique couvre l'ensemble des dépenses liées à l'achat d'un véhicule et à son fonctionnement dans le cadre de l'entreprise. Plus précisément, le calcul indemnité kilométrique couvre :

  • achat du véhicule (ainsi que les éventuels frais financiers liés à l'achat)
  • carburant
  • entretien (vidanges, freins, amortisseurs, révisions, nettoyage...)
  • réparations (carrosserie, moteur, ...)
  • assurance du véhicule
  • contrôle technique du véhicule
  • carte grise (certificat d'immatriculation)

Que puis-je passer en frais en plus de l'indemnité kilométrique ?

Les dépenses qui ne sont pas directement liées à l'achat et au fonctionnement du véhicule peuvent être passés en frais en plus d'indemnité kilométrique. Par exemple :

  • tickets de parking
  • tickets d'autoroute (prenez un badge et vous n'aurez plus qu'une facture par mois)
  • covering (habillage) voiture avec la charte de l'entreprise (ce sont des frais publicitaires
  • kit mains libres (petit équipement)
  • GPS

Quel véhicule donne droit à indemnité kilométrique ?

Que ce soit votre voiture, votre moto et même depuis peu votre vélo, tout véhicule dont vous êtes propriétaire à titre personnel peut donner lieu à indemnité kilométrique. Il faut donc que le véhicule ne soit pas la propriété de l'entreprise, auquel cas ce sont les frais réels qui s'appliquent, mais bien votre véhicule personnel.

En fonction du véhicule (voiture, moto...) et de sa puissance fiscale (en CV), ainsi que de la distance totale parcourue sur l'année, vous trouverez un coefficient dans une des cases des tableaux ci-après. Ce coefficient est à multiplier par la distance en Km pour obtenir le montant des IK à déduire et à vous rembourser.

Le barème de l'indemnité kilométrique en France

Chaque année l'Administration Fiscale (DGFiP) publie le barème des frais kilométriques définissant les modes de calcul pour la déclaration des frais de déplacement.

Barème des frais kilométriques en 2021

Le barème actuellement en vigueur pour les automobiles est le suivant :

Puissance administrative (CV) Distance de 0 à 5000 km par an Distance de 5001 à 20000 km par an Distance au-delà de 20000 km par an
3 CV et moins d x 0,456 (d x 0,273) + 915 d x 0,318
4 CV d x 0,523 (d x 0,294) + 1 147 d x 0,352
5 CV d x 0,548 (d x 0,308) + 1 200 d x 0,368
6 CV d x 0,574 (d x 0,323) + 1 256 d x 0,386
7 CV et plus d x 0,601 (d x 0,340) +1 301 d x 0,405

Pour obtenir les barèmes 2021 pour tous les types de véhicules, un article dédié vous est proposé par izika.

Le barème indemnité kilométrique ne tenant pas compte de la vétusté (vous touchez le même montant d'IK quel que soit l'age du véhicule), cet outil de gestion favorise fortement les propriétaires de voitures déjà amorties et plus puissantes.

A budget d'achat égal, si je veux rouler avec une petite voiture neuve (3 ou 4 CV), je choisirai plutôt les frais réels, surtout si je roule peu.

Par contre, si je préfère une voiture de 7 CV d'occasion, les IK seront plus favorables, d'autant plus si je roule beaucoup.

Pourquoi tout ce bruit autour de l'indemnité kilométrique ?

Vous avez dû entendre parler des infirmières libérales de Savoie qui souffrent d'un changement de régime de leurs IK par rapport à ce qui leur était permis. Peut être aussi de redressements fiscaux spectaculaires portant sur des dizaines de milliers d'Euros. Enfin, vous avez sûrement un comptable qui vous recommande de ne pas plaisanter avec les IK parce qu'ils sont très surveillés.

En effet, toute remise en cause du barème indemnité kilométrique fait du bruit alors même que le RSI essuie les critiques sévères des politiques et de ses cotisants et que la digitalisation de la comptabilité et du contrôle fiscal se poursuivent.

L'indemnité kilométrique représente en effet la seule dépense effectuée dans l'intérêt de l'entreprise et sur laquelle il n'est pas possible de fournir une facture ou une preuve formelle, mais seulement des éléments de preuve. En cas de contrôle fiscal, toutes les autres dépenses devront être justifiées par des factures et des relevés bancaires.

Les indemnités kilométriques sont un peu différentes. Comme c'est le particulier qui paie tous les frais liés au véhicule, à la fois pour ses déplacements professionnels et personnels, le contribuable doit être en mesure de justifier des distances déclarées à titre d'indemnités kilométriques et donc d'en garder une trace écrite, dans son agenda sur Internet par exemple.

C'est ainsi qu'est né izika :

  • vos RDV professionnels sont déjà dans votre agenda online
  • celui-ci est connecté à izika
  • izika extrait les RDV, calcule les distances et fournit un export Excel pour les IK.

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