Frais Professionnels

il existe sur le marché nombre d’applications de gestion des frais professionnels, la plupart du temps basées sur la photo des notes de frais et sur l’OCR.

A qui s’adressent les frais professionnels ?

Les frais professionnels concernent toute personne amenée à engager des frais dans le cadre professionnel. On précisera que ces frais ne sont reconnus comme professionnels qu’à la condition expresse de :

  1. les frais pros sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise et en lien avec son objet social.
  2. ces frais doivent également être raisonnables au regard des bénéfices attendus (le fameux retour sur investissement, ROI chez les anglophones).
  3. les frais doivent être impérativement justifiés par un document écrit, la plupart du temps une facture, hormis dans le cadre de la gestion des indemnités kilométriques.
  4. Pour passer en “charges”, un achat ne doit pas dépasser un montant de 500 Euros hors taxes et correspondre à une dépense de l’entreprise pour les besoins de son activité. Les charges sont immédiatement déductibles et à ce titre souvent privilégiées par les dirigeants.
  5. Dans le cas contraire, l’achat sera un investissement, sur un bien durable et identifiable. Dans ce cas, il devra être amorti  (et donc déduit) sur plusieurs années et placé en “immobilisation”.

Peut-on vous refuser des frais professionnels ?

Si vous avez bien lu le paragraphe précédent, les conditions pour que les frais professionnels engagés soient déductibles sont assez simples. Ces règles ont pour objet de définir et de limiter le type de dépense professionnelle.

Et de mettre la charge de la preuve au déclarant et non à l’administration fiscale en cas de contrôle, contrairement à la règle de droit générale qui dit que la charge de la preuve incombe à l’accusation.

Dans l'incapacité de fournir un document justificatif des frais professionnels engagés, l'entrepreneur ou le professionnel se verra refuser leur comptabilisation Cliquez pour tweeter

Dans ce cas, c’est très simple, l’expert-comptable dégainera son fameux “Compte Courant d’Associé”. S’il ne le faisait pas, le professionnel du chiffre (le petit nom des Experts Comptables) vous ferait courir le risque d’un redressement fiscal.

Que regroupent les frais professionnels ?

Voici des exemples de frais professionnels. Attention, relisez bien la première partie, ces frais peuvent convenir à certaines activités professionnelles et non à d’autres !

  1. Facture de restaurant (noter dessus les noms des convives)
  2. Ticket de parking (un abonnement divisera le nombre de factures et le risque de pertes)
  3. Ticket de péage (votre comptable appréciera plutôt le télépéage car moins de factures…),
  4. consommables (cartouches d’encre, papier, stylos, cahier, ne tentez pas la liste de rentrée scolaire, ça va se voir !)
  5. factures de téléphone, de box internet (non déductible cependant : VOD, abonnements télévision, jeux vidéo…)
  6. frais kilométriques.

Pourquoi déclarer des frais professionnels ?

Les frais professionnels sont plus rentables que de percevoir un salaire et de le dépenser pour le même achat. Cliquez pour tweeter

Exemple : pour un salaire net de 2000 Euros, le coût total entreprise est de 3300 Euros environ.

Si vous payez une facture de 100 Euros HT (soit 120 Euros TTC) avec votre salaire, vous devrez toucher 120 Euros nets d’impôts et de cotisations sociales. C’est à dire environ 135 Euros nets de salaire. Le coût pour l’entreprise est donc de 238 Euros environ.

Si vous payez la même facture en note de frais professionnels, le coût pour l’entreprise ne sera plus que de 100 Euros. En effet, la TVA est récupérable pour la plupart des entreprises, hors micro-entrepreneurs.