Calculer ses indemnités kilométriques automatiquement

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Le calcul automatique des Iks

Le calcul des indemnités kilométriques fait partie de nos préoccupations de tous les jours chez izika.

En soi, ce n'est pas un sujet passionnant ou excitant, pourquoi une startup irait se pencher sur la question ?

Parce que le métier d'izika, c'est seulement de vous fournir la meilleure solution de gestion des indemnités kilométriques.

Vous nous avez demandé "un système de calcul des IK synchrone. Même quand on ajoute des RDV et qu'on est pas venu sur izika depuis des semaines. Pour qu'à la connexion suivante, les IK soient instantanées" Vous nous avez dit "on veut un export PDF, en plus des exports Excel. Parce que l'export Excel c'est pas joli"

Enfin, vous nous avez suggéré "et si on pouvait l'envoyer par mail à notre comptable depuis izika, ce serait sympa, non ?"

J'ai une bonne nouvelle : c'est fait.

Après 2 mois de pression intense, Ben et Tom viennent de boucler la nouvelle mouture d'izika. Et la très bonne nouvelle, c'est qu'on peut l'envoyer par email depuis izika (comptable, secrétaire, amis…). Et ce qui ne gâche rien, elle est très belle !

Export du calcul des indemnités kilométriques en PDF

Pour exporter les IK en Excel, en CSV ou désormais en PDF, il faut se rendre sur le bouton "Exporter"de la page "Mes IK". Vous y trouverez un nouveau choix de format, le PDF, et la possibilité d'envoyer par email, à votre comptable, à votre secrétaire, à vos amis pour leur montrer ce qu'izika fait pour les professionnels…

Ensuite, vous obtenez en une seconde un fichier PDF téléchargeable (et envoyé par email si vous avez rempli les champs).

Relativement à votre droit à la déduction forfaitaire de frais de déplacement, voici à quoi ressemble un tableau de frais kilométriques généré par izika depuis vos agendas online :

La page de garde qui reprend le résumé des indemnités kilométriques pour chacun des véhicules, conformément à la réglementation fiscale. izika fournit aussi les distances parcourues sur la période et le temps passé sur la route pour chaque véhicule.

La page de garde contient aussi vos adresses favorites avec leur nom court que vous retrouverez dans le détail du calcul des indemnités kilométriques sur les pages suivantes.

Cette page de garde est suffisante pour votre calcul des frais kilométriques mais les pages suivantes sont à archiver précieusement.

Détail du calcul des indemnités kilométriques

Voici à quoi ressemblent les pages détaillant vos trajets professionnels et les frais kilométriques qui en découlent, ceci afin de servir de preuve en cas de contrôle fiscal.

Là encore, le respect de la norme fiscal est total :

• les dates, heures et motifs des RDV correspondent exactement à votre agenda online,
• les adresses sont affichées telles que sur votre agenda professionnel,
• les distances sont calculées par 2 logiciels de cartographie croisés (Google Maps et Here) pour le géocodage et les distances.

Chaque RDV, comme dans l'app izika, est sur une ligne, avec un lieu de départ, un lieu de RDV et un lieu de "suite" du RDV (retour ou RDV suivant)

Les distances sur chaque ligne incluent l'aller et le retour, par exemple :

1. Sur la ligne Bellanger du tableau ci-dessous : départ du Bureau pour Vendargues puis retour au bureau. L'aller-retour représente 13,9 km.
2. Sur la ligne Bonneti, la distance totale de 8,8 km correspond à un départ du bureau vers Montpellier puis se rendre au centre-ville de Montpellier (en l'absence d'adresse précise) qui est le lieu du RDV suivant.
3. Sur la ligne Compta, la distance totale de 5,5 km représente un déplacement depuis Montpellier centre ville (lieu du RDV) jusqu'au RDV suivant qui a lieu rue de la Vieille Poste, à Montpellier aussi.
4. Enfin, sur la ligne Lanvon, la distance de 4,7 km représente la distance entre la rue de la Vieille Poste et le Bureau (adresse favorite)

Izika est compatible avec un grand nombre d'agenda en ligne tels que iCloud icalendar, Google Agenda, Microsoft Outlook, Docorga et bien d'autres...