Calculer les indemnités kilométriques sur Mac (via iCloud / iCalendar)

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Depuis la sortie d'IZIKA 2.0, on peut utiliser icloud pour calculer les indemnités kilométriques de manière totalement automatique.

Pour commencer, ce procédé fonctionne aussi très bien avec Outlook Live (OWA) et idéalement avec Google Agenda.

Et ATTENTION (mise à jour) : l'agenda icloud NE publie PLUS les rendez-vous antérieurs à 3 mois dans le lien ICS. Conséquence : l'utilisation d'un lien ICS dans IZIKA ou dans toute autre application ou calendrier (ex : Google) ne vous donnera accès qu'aux 6 derniers mois de RDV. Et ceux-ci s'effaceront au fur et à mesure.

Solution : préférer la sauvegarde locale de votre agenda iCloud ou passer à un autre stockage d'agenda en ligne.

Si vous n'avez pas encore de compte Google, celui-ci vous sera proposé à la création lors de votre entrée sur l'application Google Calendar :

Comment utiliser l'agenda iCloud avec IZIKA

Sauvegarder iCloud en local et l'importer dans Google Agenda

Pour effectuer une sauvegarde locale de votre ou vos agendas iCloud, répétez pour chaque agenda la méthode suivante depuis un ordinateur :

1. cliquez sur l'agenda professionnel choisi
2. cliquez sur Fichier (ou File) puis Exporter et Exporter
3. choisissez le nom du fichier (ex : izika) et l'extension ICS
4. choisissez l'emplacement du fichier et validez

1- Rendez-vous ensuite sur Google Agenda et créez un nouvel agenda en cliquant sur le "+" situé à côté de Autres Agendas dans la colonne de gauche.

Dans le menu déroulant, choisir "Créer un agenda".

Dans les Paramètres de Google Agenda, cliquez sur Importer puis sélectionnez l'agenda (ici IZIKA) enfin sélectionnez le fichier ICS précédemment enregistré depuis iCalendar sur votre ordinateur.

"Comment effectuer une sauvegarde locale de votre ou vos agendas iCloud ?" 📣

La méthode ci-dessous est à vivement déconseiller car elle ne fonctionne que pour 3 mois glissants.

Utiliser le lien ICS de l'agenda iCloud : déconseillé (limite à 3 mois de visibilité)

Voici la procédure pour synchroniser votre agenda iCloud avec IZIKA pour calculer vos indemnités kilométriques.

1. Connectez-vous et accédez à votre calendrier iCloud : icloud.com
2. En haut à gauche; vous avez la liste de vos calendriers; cliquez sur le symbole qui ressemble à celui du Wifi (voir image ci-dessous)
3. Cochez "Calendrier Public"
4. Cliquez sur "Copier le lien" puis "OK" – le lien doit ressembler à : webcal://p**-calendars.icloud.com/published/*/lettresetchiffres
5. Sur l'application IZIKA, rendez-vous sur l'onglet Paramètres,
6. Cliquez sur Ajouter une agenda ICS
7. Collez le lien que vous avez récupéré sur iCloud dans la zone de saisie et cliquez sur la flèche de validation à droite
8. Il ne reste plus qu'à confirmer l'ajout de ce nouveau calendrier et à consulter vos IK

En cas d'erreur en collant le lien URL

Si le message suivant s'affiche quand vous collez le lien URL de votre agenda iCloud :

Une erreur est survenue. Le fichier que vous essayez d'importer n'est peut-être pas compatible. N'hésitez pas à contacter le support pour obtenir de l'aide

Cette erreur provient du système de sécurité de iCloud.

La résolution est très simple :

1. Désactivez le Calendrier public,
2. Réactivez le Calendrier public
3. Copiez le nouveau lien et collez-le dans la case URL sur izika.com

Vous pouvez désormais utiliser votre iCloud pour calculer les indemnités kilométriques.

Une autre erreur possible provient du "Two-Factor Authentication" lié à iCloud (depuis début mai 2017)

Cette option de sécurité incompatible avec le bon fonctionnement de IZIKA.
En attendant que nous trouvions une solution qui soit transparente pour nos utilisateurs; nous vous proposons de désactiver ce mécanisme.

1. Allez sur votre compte Apple ID
2. Cliquez sur "Edit" dans la section de sécurité.
3. Désactiver le "Two-Factor Authentication".
4. Créez une question de sécurité et vérifiez votre date de naissance.

Pour plus de précisions, consultez notre vidéo de démonstration pour voir les différentes étapes de configuration en image.

Contrôle fiscal et indemnités kilométriques

Le calcul automatique des frais de déplacement vous assure de ne commettre aucune erreur préjudiciable dans vos déclarations de frais réels.

Les indemnités kilométriques sont trop souvent négligées par les professionnels, parce que leur traitement est chronophage. Pour ce motif, l'administration fiscale oriente de plus en plus le contrôle fiscal sur ce type de frais professionnels qui sont l'objet de redressements fréquents.

Pour sécuriser sa déclaration d'indemnités kilométriques, il faut impérativement fournir la liste des déplacements professionnels avec les informations détaillées suivantes :

1. date et heure du rendez-vous professionnel
2. adresse (afin de déterminer la distance)
3. lieu de départ et de retour suite au RDV (calcul de la distance kilométrique)
4. motif du RDV (déterminer le côté professionnel du RDV)
5. distance parcourue
6. véhicule utilisé et sa puissance fiscale.